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五个关键建议,解决职场问题!(案例篇)

2014-7-25 11:59| 发布者: 简七理财| 查看: 2499| 评论: 1

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简七,让理财更简单jane7ducai

最有爱的理财互助社区丨jane7.com

七七有料,期期劲爆!
大家来访,牛人来谈!
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一位牛人,等你来加料!

本周主题:
搞定工作,蝴蝶姐姐教你几招!

专家介绍:
蝴蝶姐姐
蝴蝶姐姐,逆天的80后狮子女,简七读财人气连载《中专生的逆袭》作者,中专生文凭从来都没有成为她前进道路的阻碍,反而坚定了她的信念,激励她去追求更广阔的视野和胸怀。

经历了广告、策划、产品等工作后,她一路成长和蜕变。现在她得心应手地打理着自己的工作与生活:创办了自己小而美的公司;学着烘焙和法语,并打算去法国蓝带学习;画着绘本,打理着自己的植物园。
越折腾越精彩,怎么能不让我们佩服。


蝴蝶薇安:

大家好~~~我来啦~~~
这些天有个朋友来找我咨询工作上遇到的问题,长聊数小时以后,我觉得他面对的,好像是所有刚进入大公司工作的职场新人、进入新行业准备转型的朋友都会遇到的问题。所以我把他的故事写出来,有相同困扰的朋友,大概都可以在这个案例的身上找到一些启示。


朋友的现状
刚进入一家500强企业新开设的部门工作,由于他从未在流程规范的大公司工作过,并且所在部门是从原有结构中剥离出的新部门,所以业务流程极度不清晰,甚至在部门衔接之间出现了推诿从而延误项目进度的情况。

由于这是一个全新的部门,朋友非常希望自己能够快速的成长起来,争取可以在部门中担任重要一些的职务。他分析了一下目前需要改善的流程环节和工作细则,写了一份流程建议文档准备递交几个部门的领导审阅。

仔细看完他的文档之后,我和他一起分析了他面临的几个问题和解决方案。


问题1

他认为合同管理混乱,由于OA系统里只有毫无意义的系统分配的合同编号,他在使用中经常需要花大量时间去查找和核对合同。因此他建议为每个合同设置对应的项目合同编号,编号由项目名称缩写+日期+合同类型构成,一目了然。

分析1

乍一看这是一个非常合理的建议,如果按这个方向实施,项目组的成员日后在使用合同时必然方便很多。但是仔细一推敲,问题就出来了。

首先OA系统如果无法改变合同编号规则,公司有可能出开发费用去调整OA系统吗?回答:可能没有。

好,这样的话必然需要有专人创建合同编号和OA系统中的编号来对应,并且进行管理。谁来干这件事?有专人么?回答:可以让另外一个部门来做。

那好,其他部门为什么要承担由你这个部门的员工提出的工作建议?你确保其他员工都像你一样遇到了合同编号混乱不好管理的问题么?他沉默,没有回答。

其次,只要有人工操作的地方,就一定存在出错的可能性,如何保证编号对应正确不会出现问题?出了问题是由你这个提建议的人负责,还是由操作的同事负责?他再度沉默。

解决建议1

如果不能让公司针对这一项进行OA系统上的调整,那就自己勤快点建个对照表,这样即使自己不在公司,同事也可以根据表单里对应的OA合同号,调取合同配合工作。

在工作过程中遇到不便利的情况是经常会出现的,解决问题的方式绝对不是让自己便利而给别人增加负担,应该跨越自己的需求看所有人的需求。如果只有自己需要,那么也许是自己的工作方式有问题,应该改善的是自己。如果多数人都需要,那么这是一个可以提出来讨论的问题。

但是,即便多数人都需要,在公司层面也未必是一个必须要被解决的问题,需要仔细对问题的价值进行评估,尽可能不要去向公司提报“花10万块整改OA系统最后得到了某个部门10个人每次查合同的时间缩短1分钟”这种投入产出比其实不太高的解决方案。

问题2

在目前的工作流程里,他所在的部门A工作完成之后,需要移交给部门C,他认为这个工作应该由部门B来做,因为实在太琐碎了,影响他们的工作效率。因此他建议由部门B牵头和客户一起与部门C进行交涉。

分析2

仔细看的话会发现,部门A把事情交给部门C之后,实际上是由部门C来接管和运作的,中间完全没有部门B的事儿,也就是说,最简洁高效的方法其实就是部门A与部门C直接对接,而不是中间插入一个不明所以的部门B。

我向他提问了一个问题:你真的觉得你首先需要花1个多小时向部门B的人讲述清楚到底都发生了什么事情,然后提点各种关键要点。部门B的人在和部门C、客户接洽的过程里发现有不明白的地方再打电话给你逐一询问,然后部门C接手之后部门B退出,这是一个高效的方法?

又换来了一个沉默。

过了一会儿他说:部门C经常有很多弄不明白需要协调和确认的事情,因为很琐碎,疲于应付。

这绝对不是部门C的问题,是部门A项目负责人交接的问题,你没有交接清楚,对方当然糊涂。不能因为自己没有交接清楚,就想当然的把另外一个部门卷进来,原本只和一个人交接,变成要和两个人交接,难道不是更琐碎?

解决建议2

首先要明确,什么是工作交接。规范的交接方法应该是:

1、备齐所有相关的文档并且进行时间与重要性标注,使部门C快速明白哪些文档是最新发生以及最重要、最需要及时处理的。

2、交接时以邮件形式通知所有相关人,邮件中明确注明项目所处阶段、客户的特殊要求、需要解决的问题、关键的时间节点。

3、在关键时间节点的时候与相关人进行核对,以防被遗忘或者延误导致项目延期。


为什么要通过邮件的形式?因为白纸黑字清楚明了,所有相关人在不清楚的时候可以随时调取邮件查看。如果邮件写的详实,相关人甚至无需打电话确认。以及一旦项目延误,邮件也是非常好的责任人说明。

作为一个职场人士,最可怕和最要不得的是遇到问题第一时间不是想着如何解决,而是如何把问题丢给别人。这样的习惯,是绝对不可能让自己能成长成一个合格的项目负责人的。

问题3

部门A的事情进展到部门C的阶段,部门C会需要客户出示合同才会处理。他认为,不应该给部门C看合同,因为合同中有保密规定,而部门C是公司收购的一家子公司,给他们看是不合理的。但是部门C又说自己的规章制度是规定出示合同才能处理。因此他的建议是继续由部门B向部门C出具详细说明及通知,由部门C收到后处理,不再提供合同。

分析3

说实话在这个部分我就彻底的晕了,不管部门C是否被收购,你们是一家公司,并且之前的规章制度是需要出示合同才能处理,说明这是一个合理的流程,我有点不太明白为什么不能给部门C看。所谓的保密条款也没有严格到不能对实施部门进行保密。

这个流程的合理之处在于,部门C是需要针对合同的细节进行执行的,同时一旦客户提出意见或者产生纠纷,部门C可以以合同作为凭据与客户进行交涉,难道在需要交涉的时候再给部门B打电话说请带着合同到场我们解决不了没有合同客户不听我们的?

解决建议3

不要太注重一些“保密”之类的字眼,通常这指的是不相干的部门以及外部机构。在我们思考流程是否合理的时候,应该要能用链条式的思维去思考,每一个环节上,谁起到什么样的作用会使得流程更加高效?一件事情参与的部门和人员越多,出错的几率也就越高,我们如何用最小的环节和最少的人、最短的时间把事情完成?这才是真正意义上有效的流程。

问题4

他觉得自己所在的部门做的事情实在太多了,很多在他看来原本部门B和部门C应该做的事情都堆在自己的手里,于是非常的忙,每天都要加班,他希望能把一些应该其他部门做的事都分出,减少自己的工作量。

分析4

从他举的两个例子来看,一部分的工作确实可以由部门B来完成,但是由部门A完成也无可厚非。以我对他的工作性质了解,应该没有忙到某种无法处理的程度。再仔细询问,发现他的问题其实是出在他觉得其他部门不配合他,不响应他的需求,因此效率很低,很多事情都堆在一起。

我问:你平时都是怎么向其他部门下发要求协助的?

他说:我给具体的执行人打电话。

我问:那个部门的负责人知道这个事情么?

他说:不知道,都是直接找执行人,执行人说行,我回头给你处理,然后一直不处理。拖了好久,客户一直催我,我看看实在不行去找他们老大说说。

我又一次晕了过去。

解决建议4

邮件是个非常好的东西,在需要进行项目交接的时候,必须要给所有相关的执行人、项目负责人、部门负责人发送一封邮件,邮件中说明项目已经进行到的阶段,需要由哪个部门接手,目前项目是否还有遗留问题需要处理,客户提出了哪些要求,当前最紧急需要解决的问题是什么,以及,最最关键的是,一定不要忘记注明几个非常重要的时间节点,例如说项目的验收时间等等。

邮件发送完之后,要通知执行人及项目负责人交接邮件已经发出,然后提前在各个时间节点联系执行人了解是否能如期执行,可能会产生的问题。你已经把邮件发给了执行人和他的老大,而且注明了紧迫性和时间要求,那么执行人敢不理你吗?一旦执行人出问题没有执行到位,邮件为证,责任人清晰明了,还会把自己绕进去吗?

职场新人千万别怕多干活,你高效优质的完成工作,还能起到监督、推进作用的话,你离项目管理就会更近一步。

问题5

他觉得其他部门的执行人不理他,总是答应的很好,但是不做执行,这让他非常的困扰。他觉得唯一能解决的办法就是给该执行人的领导打电话,可是又很担忧这算不算告黑状,影响人际关系。

分析5

我必须说我当时疯狂的笑了很长时间,非常艰难的让自己停了下来。

首先,公司请你来,不是让你来维持虚伪的良好人际关系,而是让你来处理工作推进项目的。如果所有的事情都卡在你手里动弹不得,即便每个人都夸你好,公司都不会留下你,因为你没有执行力。

什么叫执行力?执行力就是想尽办法,把事情给做了,按时按质量实现目标,这就是执行力。

其次,为什么给其他部门的领导打电话会是告黑状?推进事情有很多种方法,例如说给领导打电话说:“某一个项目现在已经到了什么节点,可能是项目太多的原因始终没能被处理,现在客户每天给我打电话急得不行,我想问问能不能帮我们优先处理一下?”改变一下说话的方式就不像告黑状而是进度提醒了对不对?我们做事情遇到问题切记要对事不对人,如果给领导打电话说:“某某不处理我们的某一个项目,我说他他答应的很好,但是就不给我办”,这才叫告黑状。

再者,什么叫良好的人际关系?良好的人际关系绝对不是每天你看到我笑,我向你问好就能产生的。良好的职场关系是:你知道我的执行力很强,我需要的事情必须要按时做好,否则大家都不好交代,所以我会很努力的督促你提醒你帮助你在时间节点里完成任务。我对事不对人,我从不说你坏话。我在可能的范围里尽量减少给你带来的麻烦,我努力的多做一些事情让你的工作更顺畅,我给了你尊重和支持,你也得给我尊重和支持。

这才叫人际关系。

解决方案5

重新调整自己的思维模式和定位、从头梳理自己手里的工作及流程,让大部分工作规律化和流程化,转变和其他同事沟通的方式。
先改变自己,再改变别人。


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引用 ling007 2014-7-26 14:11
学习了。

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