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【周五读书会】超实用“番茄工作法”

2014-2-21 17:46| 发布者: 简七理财| 查看: 4082| 评论: 36

最近买了一本《番茄工作法图解-简单易行的时间管理法》,看了感觉很不错。就按照书中的办法尝试着改善一下学习工作效率,效果不错。简七读财(微信号:jane7ducai)作者:西门子吹雪什么是番茄工作法作者如是说:“ ...

最近买了一本《番茄工作法图解-简单易行的时间管理法》,看了感觉很不错。就按照书中的办法尝试着改善一下学习工作效率,效果不错。


简七读财
微信号:jane7ducai


作者:西门子吹雪


什么是番茄工作法

作者如是说:“什么是番茄工作法?简单说,就是列出你当天要做的事,设置25分钟闹钟,然后从第一件事开始。此外还要有每日回顾、做每日承诺、控制中断、预估要花的工夫等。”


为什么要使用番茄工作法

人都是活在时间里,如何对时间进行管理至关重要。作为普通人经常会有这种情况:开始想努力地做一些事情,计划也做得非常完美。可是在执行的过程中,往往不是被这事那事打断就是在自己规定的时间内不能集中精力。而且这还不是最糟糕的。


由此而带来的心理伤害更让人痛苦:“频繁的中断、重复的活动、迫近的期限,常常使我们力不从心。而这些压力又是最害人的:它们带来更多的压力、更多的被迫行为、更多的难以为继,同时妨碍了我们自觉、专注、清醒的思考。结果是心智游走于过去未来之间,只为找某个人、某件事来顶罪,掩盖我们虚构中的无能。”——弗朗西斯科.西里洛—番茄工作法发明人。 


我相信很多人都曾有过西里洛先生所描述的那种痛苦。要克服这种惰性,需要极大的毅力和耐心。但在我们这些普通人中,可以达到完美自律和高效的人毕竟是极少数。所以我们需要找一些小窍门来约束自己和管理自己。番茄工作法就是一个很好的选择,并且这种选择越来越流行。


             番茄工作法简单实践        


番茄工作法的五个步骤:

计划:

在一天的开始,从积压的工作(活动清单)中提取最重要的活动,填写到“今日待办”表格中。这就是你当天的自我承诺。

跟踪:

确定当天活动后,启动25分钟的番茄钟,从当天的活动的第一项开始进行。在每一个25分钟的时间段内,收集过程指标,比如计算遇到的中断个数。

记录:

在一天结束时,将当天收集的数据归档,写入“记录”表格。如果你跟踪了中断次数,把中断次数写下来。

处理:

从所记录的原始数据中提取有用的信息。例如,可以计算在每个25分钟时间段内,平均遇到几次中断。

可视化:

最终你要将信息以某种方式组织起来,从中找出改进流程的思路。如果你想获得最适合现实情况的工作习惯。在自我调整过程中,基本上每天都要做这样的回顾。


下面我们尝试着一起进行一次番茄工作法的简单实践。


1、建立活动清单

* 我个人的工作习惯是以一周为工作周期,朋友们可以根据自己的习惯来制订活动清单。

2、建立今日待办表格

( ‘ 在这里表示内部中断; - 表示外部中断) 

在番茄钟数一栏中,使用一个番茄钟,就填入一个X

3、预设番茄时间,进入番茄工作法中。

4、中断处理
在番茄工作法的具体执行中,中断是不可避免的。我们要有效地处理中断,番茄工作法才能持久高效的为我们服务。中断分为内部中断和外部中断。


内部中断是指这样的情况:当你刚进入番茄时间,你突然想起有个重要的电话要打;你有个邮件要处理;关于别的工作你有了新的想法;…… 处理内部中断的策略是:首先接受它,然后记录它,然后立即继续你手上的工作,避免被真的打断。


我们的工作过程中还会遇到外部中断:同事朋友过来找你聊天;一个老朋友来了电话;领导找你布置新的任务;…… 

处理外部中断的策略是:

1、告知:“我手头有事,正忙。”

2、协商:“我周五再帮你,行吗?”

3、计划:写下活动名称,稍后为它计划未来的番茄钟。

4、答复:作废当前的番茄钟,按照承诺答复。

中断处理举例:

在工作中遇到中断,区分标注。这本书中以~ 在这里表示内部中断; - 表示外部中断


中断(1):

内部中断: 发现杯子空了,想去加水。

处理:忍耐,集中注意力完成本次番茄钟,休息时再去。
中断(2):

外部中断:临时通知开会。处理:作废本次番茄钟,处理完中断回来重启番茄钟。
中断(3):

内部中断: 需要查阅一些资料。

处理:记录,集中注意力完成本次番茄钟。
中断(4):

外部中断:紧急邮件需要处理。

处理: 记录,集中注意力完成本次番茄钟 。


把新的活动加入活动清单,用U(unplanned)标注,并在今日待办计划外紧急中加入。

内部中断处理:番茄钟具有原子性,不可分割!为什么不能将几小段时间加起来算成一个番茄钟?因为这样就失去了达到节奏的目的,也就太容易屈服于中断的诱惑了。


外部中断具有互动性。值得强调的是:别把番茄工作法当作拒绝帮助同事的理由,它可不是专门给古墓派修炼用的。


5、预估与数据分析

番茄钟数记录了完成实际任务所用的番茄时间。为说明简便起见,这里不讨论中断情况。这里的重点是对活动所花时间的预估。为了更好地利用时间,我们一定要对每一项任务花多少时间进行评估。


定量预估:如果三次预估的数目还不够完成活动,你得分析一下,为什么预估反复失败,然后考虑将活动拆开,降低复杂度。


对未来成功的预估,基本上属于猜测。所以应该充分利用历史数据。如果每天的成果可以进行量化,大致相当于未来的处理能力。通过测量每天的番茄钟数,你甚至可以不断对番茄钟数进行微调,来保持一个平均速度。


数据分析就是要分析这些中断情况和预估的准确性不高的原因,具体的分析是因人而异的。


这里我写得很简单,但不代表这部分不重要。相反这里是番茄工作法的精华所在。番茄工作法是一种适应性很强的工作方法,每个人都可以根据自己实际情况对其进行调整。


6、运用番茄工作法过程中的一些注意事项

可以懒散地过日子,但一旦要订了番茄时间,一定要遵守。

给自己留一些余地,不要指望每天都要干八个小时,十个小时。


番茄工作法主张在25分钟时间段内专注地进行工作,接着进行5分钟的休息。在5分钟的休息中,你应当抵制诱惑,不要在休息时间阅读电子邮件、阅读新闻、打电话,不要做对下一个番茄钟造成额外压力的任何事情。短暂的休息是为了保持对任务的饥渴感,总体上来看,这些休息时间不仅不是浪费,而且是很超值的时间投资。


根据“25分钟内只做一件事”的原则,不要在番茄钟进行中切换到另一项活动。如果番茄钟进行一半,你当前的工作已经完成,就用剩下的时间进行“过度学习”。


番茄钟的长短是25分钟有什么说法吗?作者如是说:

“据我所知,没有。我甚至敢肯定地说,不可能有,没有四海皆准的最佳时间长度。决定时间长短的人是你自己。你的工作内容都是什么?你和谁一起工作?你要对他们负什么责任?你是不是累了?今天心情如何?

……所以每一位番茄工作者都有自由去体验、改进,并找到自己的最佳步调。但我强烈建议在一开始使用25分钟的市场,而且在某个固定长度至少要坚持两个星期。频繁修改番茄钟的长度,只会破坏你的节奏。”


怎么样?是不是也不轻松?是的,番茄工作法的执行有简单的一面,可如果要想用好,也得花一番工夫。但是,一旦你找到了适合你的工作节奏,工作效率大幅提高时,你会发现这些努力都是值得的。到这里这篇简陋的文字也终于写完了,谢谢各位的关注与支持!

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